Cette méthode date des années 60. Initialement conçue par un ingénieur japonais, Taiichi Ōno, au sein des usines Toyota elle permet la gestion des tâches d’un projet par déplacement d’étiquettes au sein de colonnes disposées en tableau, le tableau Kanban. La définition des tâches, le suivi de leur avancement et de leur finalisation deviennent ainsi visibles en un coup d’œil et immédiatement disponibles à tous les intervenants. Elle s’appelle « Kanban » parce que ce terme veut dire « étiquette » en japonais. Elle est aujourd'hui utilisée dans de nombreux domaines technologiques, notamment au sein des méthodes agiles appliquées aux projets logiciels.
Les principes du système Kanban
Initialement conçue pour la production automobile, la méthode est principalement constituée d’un tableau dont les colonnes représentent chacune une étape de la production d’un véhicule ou d’un composant d’un véhicule. A minima, ces tableaux contiennent trois colonnes intitulées « À faire » (To Do), « En cours » (In Progeress) et « Terminé » (Done).Chaque tâche est symbolisée par une étiquette (à l’origine chez Toyota, un casier) qui est placée dans la colonne à faire dès qu’elle devient nécessaire à l’avancement du projet. Lorsqu’une tâche à faire est attribuée, elle transite dans la colonne en cours pour terminer sa course dans la colonne terminé une fois qu’elle a été totalement accomplie.
Ce format de tableau constitue la base du système Kanban, mais il est extensible et modifiable à l’envie, selon les besoins du domaine technique pour lequel cette méthode agile est utilisée.
Les différentes formes de tableaux
L’un des grands avantages de la méthode est qu’elle est aisément applicable à de nombreux domaines technologiques : automobile à l’origine, aéronautique depuis, ou encore développement logiciel depuis de nombreuses années, dans le cadre des nombreuses méthodes agiles qui y sont utilisées.Aux trois colonnes de base de tout tableau Kanban on peut donc en ajouter d’autres, ou en découper une en plusieurs sous-colonnes, afin de mieux répondre aux besoins du domaine technologique et aux besoins particuliers de certains projets techniques. Par exemple, il est aisé ajouter une colonne « En attente » (Delayed ou Syncronizing) qui conviendra parfaitement à des tâches déjà en cours mais en attente d’accomplissement d’autres tâches pour pouvoir continuer d’avancer – elles reviendront dans la colonne en cours dès que toutes les tâches sur lesquelles elles étaient en attente auront rejoint la colonne terminé. Pour d’autres projets, il pourra être pertinent de découper la colonne en cours en plusieurs colonnes, par exemple avec une colonne par jour de la semaine ou par semaine dans le mois afin d’identifier les dates prévues de terminaison des tâches.
Dans le cadre d’un développement logiciel avec déploiement, les colonnes peuvent même être toutes renommées – par exemple « À faire », « En cours », « Déploiement » et « Recette ».
Les avantages de la méthode Kanban
Ce système de gestion agile de projet rend plus efficace, elle réduit les risques de gaspillages, elle évite les surcharges de travail et elle est particulièrement flexible. Sa mise en œuvre facilite également le travail en équipe.Un responsable de projet gère les tâches à accomplir et leur mise en place selon un ordre construit dans la colonne initiale à faire Il agit donc en responsable des priorités à fixer sur l’ordonnancement des tâches. Ce travail peut être effectué en fonction des besoins du client final, ou selon les besoins en termes de présentation d’avancement des travaux. Il peut aussi être effectué en concertation avec l’ensemble de l’équipe affectée au projet.
Une fois les tâches placées dans cette première colonne, elles sont déplacées dans la colonne suivante (par exemple, en cours par les intervenants sur le projet, au fur et à mesure qu’ils en prennent une chacun. La responsabilité de son accomplissement leur incombe alors et ce sont eux qui font avancer dans le tableau les étiquettes associées à leurs tâches, jusqu’à leurs terminaisons. On peut envisager que la responsabilité d’une tâche puisse passer d’un intervenant à un autre, par exemple lorsque que les déploiements puis les recettes sont effectuées par des personnes différentes.
Grâce à cette méthode Kanban, l’ensemble des personnes intervenant sur un projet ont une vision globale et précise de l’état d’avancement du projet et des points de difficulté qui peuvent être rencontrés. Les gaspillages sont ainsi réduits, les points durs ou de blocage sont très rapidement identifiés et chacun peut proposer d’intervenir afin d’aider à leurs résolutions, en fonction de ses compétences et de ses disponibilités du moment.
Comment bien appliquer les principes Kanban ?
Pour une première mise en place, peut-être à l’essai, un simple tableau blanc, des colonnes tracées et de simples post-it en lieu et place des étiquettes, remplis à la main, feront parfaitement l’affaire.Mais il existe aussi de très nombreux outils logiciels qui permettent une gestion simplifiée et partagée des tâches pour l’accomplissement d’un projet. Certaines versions sont gratuites sur le Web et en utilisation illimitée. Elles ont l’inconvénient de vous obliger au partage de vos informations avec un fournisseur de service. Si ce n’est pas ce que vous souhaitez, vous pouvez également envisager l’achat de logiciels et le paiement de licences pour leur utilisation.
Dans tous les cas, vous gagnerez à envisager une formation aux outils et aux méthodes Kanban. Des cours Kanban existent, faciles d’accès et très utiles à la prise en main de la méthode et des outils. N'hésitez pas à vous renseigner sur ces cours, ni à aller chercher de plus amples informations sur Internet. Les sites informatifs ne manquent pas, quand la méthode est redoutable d'efficacité pour le bon développement de projets technologiques dans une multitude de domaines.